Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

2.2.2.Со стороны исполнителя

В какой-то момент приходит запрос об автоматизации от потенциального клиента. Запрос может прийти:

  • на корпоративный e-mail, указанный на сайте;
  • через форму обратной связи сайта;
  • через знакомых;
  • на личных встречах на профильных форумах и других мероприятиях (да хоть в бане у общих знакомых) вместе с вручением визитки с контактами.

Если запрос представляет собой детальное описание с ожидаемым формуляром ответа – все проще, нужно просто его заполнить. Обычно он краткий. Некоторые компании, у которых используется оценка контрагентов по разным критериям, могут запросить большой пакет документации, включая финансовые показатели компании за несколько лет.

Но чаще запрос будет неформальным письмом: «Нам нужна автоматизация, что вы можете предложить и что ваша система может?»

В предыдущем разделе книги «Со стороны заказчика» исходим из правильного подхода: RFx-документы и все такое. В этом разделе (со стороны исполнителя) будем реалистами: запрос будет не «каноническим» с высокой вероятностью. Пойдем по пессимистичному (реальному) сценарию.

Тогда нужно что-то формулировать в ответ. Обычно в компании-внедренце есть отдел или специалист, отвечающий за продажи и привлечение новых клиентов, либо этим занимаются сами руководители проектов или сам директор (для маленьких компаний, где многие роли завязаны на одном человеке).

У них уже должен быть готовый шаблон коммерческого предложения, который включает описание компании, программного продукта и перечня возможных услуг. Дополнительно может быть презентация, или ссылка на сайт с презентацией, или ролики по программному продукту и о компании.

На сайте компании полезно иметь раздел с отзывами довольных клиентов по другим проектам, краткую информацию о команде и ее специалистах, их проектном опыте и образовании. Это все равно понадобится, т. к. заказчики могут запросить резюме команды и референсы (ссылки) на завершенные проекты.

Формулировать конкретное коммерческое предложение с суммами и сроками всего проекта пока рано. Речь идет скорее о часовых ставках и примерных «вилках» типовых проектов такого плана «от» и «до», плюс информация о ценообразовании на саму систему ERP. В описании системы может присутствовать информация о требовании к аппаратной части (серверам) для работы с пометкой, что возможны варианты в зависимости от объема данных и количества пользователей. Можно сразу предложить разные варианты поставки системы, включая облачные сервисы.

Если шаблона коммерческого предложения нет – нужно его сделать! Для этого можно воспользоваться готовыми шаблонами из различных проектных методологий. О них речь пойдет в следующих главах.

Ответ на RFI лучше формулировать с учетом специфики работы компании, изучив доступную информацию на сайте заказчика или по иным доступным источникам. Клиент должен увидеть понятные для себя термины и знакомые (свои родные) бизнес-процессы.

Если сразу прислали RFP со спецификацией функциональных требований, то нужно заполнить эту таблицу, проведя быстрый fit-gap анализ (привлечь для этого методиста по системе и, если нужно, ведущего разработчика).

Даже если у ERP-системы есть демоверсия со свободным доступом, то предоставлять ее заказчику и оставлять его один на один с незнакомой системой – не лучший вариант ее презентации. Нужно, чтобы систему показывал специалист. ERP – система не того уровня, чтобы без подготовки в ней свободно ориентироваться. Эффект от такого деморежима может быть обратный – отрицательный.

Далее нужно связаться (не только по электронной почте) с представителем заказчика, проводящим тендер, и договориться об очной презентации (на своей или их территории). Возможна дистанционная встреча (при географической удаленности заказчика и исполнителя), современные технологии это позволяют. Возможен промежуточный вариант – совмещение дистанционного и очного участия. Дело в том, что в презентации со стороны исполнителя могут участвовать несколько специалистов:

  • менеджер, который ведет переговоры;
  • руководитель проектов;
  • (опционально) куратор со стороны исполнителя (обычно сам директор, участие зависит от состава участников с той стороны, может быть, не на первой встрече, а на продолжении);
  • ведущий консультант по системе (он будет показывать ERP-систему и делать по ней доклад);
  • (опционально) ведущий разработчик (для оценок на лету возможности реализации того или иного требования в процессе разговора);
  • если идет показ нескольких блоков системы, то консультанты и разработчики по блоками могут быть свои (в ERP-системах практикуется узкая специализация специалистов). Это еще плюс несколько участников.

В минималистическом варианте все эти роли собраны внутри одного человека. Он и швец, и жнец, и на дуде игрец – руководитель проектов, продажник, способный показать систему и знающий, как ее дорабатывать и внедрять. Вернемся к экономии: в командировку может отправиться один специалист с хорошими навыками коммуникации и умением сглаживать конфликты в стрессовых ситуациях (разговоры в процессе показа могут принимать совершенно разный эмоциональный окрас). Обычно это или продажник, или руководитель проектов. Остальные участники встречи подключаются удаленно, показывают систему и отвечают на вопросы.

При удаленном показе презентации консультант не видит лиц и реакции слушателей, ему сложно подстроиться под ситуацию в зале. Представитель исполнителя, который находится в этот момент в зале заказчика, должен помочь коллеге, вовремя сориентировать – например, дать дополнительные пояснения или передать докладчику возникающие вопросы.

Специалисты заказчика могут организовать запись презентации системы. Такая запись может потом использоваться для подключения к проекту сотрудников заказчика, которые не смогли принять участие в показе. А переданная исполнителю запись может использоваться им для составления протокола встречи и как материалы для обучения консультантов проведению презентаций.

Как проводить презентацию, что и кому стоит показывать, зависит от участвующих ключевых сотрудников: главный бухгалтер, финдиректор, ИТ-директор, гендиректор. Каждому нужны свои акценты в тезисах и показе системы. Эти особенности требуют отдельного рассмотрения, которое подразумевает наличие знаний в предметных областях и в данную книгу не входит.

Если совсем кратко, на что обратить внимание при проведении презентации:

  • вежливость и внешний вид, впечатление профессионализма;
  • интерес к проблематике заказчика, а не решению;
  • показ возможностей системы в терминологии заказчика (их продуктовая линейка, отраслевая специфика);
  • быть на одной стороне (в идеале – физически за столом тоже, иначе это сразу позиция противостояния);
  • рассказать о процессе внедрения: не только показ системы и ее возможностей, а как именно все это будет происходить, что потребуется от сотрудников заказчика по этапам проекта;
  • конспектировать вопросы и решения по ним;
  • предоставить протокол встречи всем участникам в течение нескольких дней после презентации.

После первой встречи выдать финальное коммерческое предложение с конкретной суммой и сроками все еще затруднительно. Если интерес к продолжению сотрудничества есть, нужно переходить в этап предпроекта.

Об этапах проекта и его жизненном цикле речь пойдет в главе «».

В таком состоянии могут оказаться и другие участники тендера, то есть успешная презентация и продолжение работ – это еще не окончательный выбор исполнителя и начало проекта, а шанс продолжить конкурсную борьбу за клиента.

Может сложиться ситуация, когда потребуется фиксировать суммы бюджета и сроки проекта уже на этом этапе и нужно давать финальное коммерческое предложение, без выделения предпроекта с обследованием и уточнением работ, сроков и бюджета в отдельный договор. Такая ситуация для оценки не очень приятная, придется «угадывать» трудозатраты, сроки и закладывать риски в оценку. Тут можно предложить заказчику провести блиц-опросы (по заранее подготовленным анкетам) и интервью ключевых сотрудников, хотя бы в течение нескольких дней. Это дополнительные затраты на работы со стороны исполнителя, но и минимизация рисков и более точные оценки будущего (возможного) проекта. Если же требований с должной детализацией у заказчика вообще нет, то и готовности к проекту нет, нужно настаивать на отдельных работах на предпроект, предлагать коммерческое предложение именно на него и дать «вилки» стоимости на основной проект с уточнением по результатам обследования. Конечно, всегда остается метод «угадывания» бюджета и сроков на все этапы проекта и по существующей информации, но это явные проектные риски для последующих этапов и значительные допуски в оценках.

Показать оглавление

Комментариев: 0

Оставить комментарий