Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

2.2.Тендер и участие в нем

2.2.1.Со стороны заказчика

Ну что же, решение о том, что компании нужна ERP-система, принято, начинаем выбирать саму систему и исполнителей для проекта внедрения.

В первой главе рассматривалось заблуждение, что можно ограничиться только самой системой и она запустится «как-то так, сама». Исходим из того, что понимание возможных вариантов ERP-систем, бюджетов и стоимости владения у компании уже есть (какие-то сотрудники представляют, что это такое). Либо такого понимания нет, и его как раз нужно выработать в процессе выбора системы.

Второй случай (нет понимания) нужно приводить к первому. Для этого нанять в штат специалиста, который понимает в автоматизации компаний, – это будущий руководитель проекта внедрения со стороны заказчика, а впоследствии руководитель группы поддержки и развития системы в компании. Вся группа, впрочем, может быть из одного этого специалиста или разрастись до целого отдела. Можно выбрать специалиста с целевыми компетенциями из текущих сотрудников и предложить сменить вид деятельности, карьеру и занять такую интересную вакантную должность. Но нужно учесть, что этот специалист должен иметь опыт или профильное образование для соответствия задачам внедрения проекта автоматизации. Итак, с помощью Интернета, знакомых коллег из других компаний отрасли получено первичное представление о мире ERP-систем: какие системы бывают, кто основные игроки на рынке (кто их производит, кто внедряет). Например, по 1С:ERP много информации предоставлено в открытом доступе на официальном сайте продукта . Составляется шорт-лист систем и их потенциальных поставщиков. Компании, туда попавшие, могут быть как крупными, известными на рынке, так и мелкими, но по рекомендации знакомых.

Забегая вперед, отметим, что размер компании на проект внедрения влияет слабо: внедряют конкретные специалисты. Команда небольшой компании может оказаться сильнее, чем команда крупной компании, где проекты поставлены на поток и для комплектации команд в бой могут пойти стажеры с горящими глазами, но без соответствующей квалификации.

Далее нужно составить документ (несколько документов) из серии RFx:

  • RFI запрос информации (англ. Request For Information);
  • RFP – запрос на предложение (англ. Request For Proposal);
  • RFQ – запрос о цене (разрабатываемой системы) (англ. Request For Quotation).

Можно свести все в единый документ или один документ и таблицу приложения к нему. Получаем на выходе документ или письмо, который публикуется на сайте или рассылается по заинтересованным компаниям – поставщикам услуг.

Цель документа – собрать письменную информацию о возможностях различных поставщиков. Как правило, запрос предполагает заполнение таблички опросника в определенном формате, благодаря чему ответы от разных поставщиков по шаблону могут использоваться для сравнения информации. RFI редко является заключительным этапом, часто используется в комбинации с запросом предложения (RFP) и запросом цены (RFQ).

Компании, проявившие интерес, и составят круг участников тендера на проект автоматизации.

Если уже ясно, какая ERP-система нужна (а такое бывает, т. к. определяется, например, стоимостью самой системы или поддержкой отраслевой специфики), то выбор самой системы уже ясен, и проводится выбор исполнителя для проекта автоматизации.

Нужно отметить, что можно принять решение об автоматизации своими силами. В компании уже есть или планируется ИТ-служба с командой, которая справится с задачами внедрения. С одной стороны, это может быть дешевле оплаты почасовых ставок проекта внедрения, с другой – нужно оперативно найти такой сработанный коллектив и нести риски конфликтов в нем, непрофессионализма конкретных сотрудников, возможной ротации (ухода из компании). А это повлияет на сроки и итоговый бюджет проекта.

Как управлять рисками и бюджетом проекта, в этой книге описано для стороны исполнителя. Можно эти знания применить и для отдела внутри компании.

Если сама система еще не выбрана или есть различные отраслевые решения внутри одной ERP-системы, то среди них нужно выбрать подходящее решение. Для этого понадобится список функциональных требований оформить в виде RFP, по которому будет проводиться fit-gap анализ.

О fit-gap анализе речь пойдет в следующем разделе этой главы.

На данном этапе считаем, что такой анализ проведен, результаты получены. Что дальше?

Внутри компании-заказчика нужно сформировать рабочую группу из тех самых ключевых сотрудников, что генерировали требования к системе. Им будет интересно узнать возможности и ограничения той или иной системы. Но только по таблице с fit-gap анализом, сухим цифрам из ответов в опроснике о возможностях исполнителя понять что-то сложно, нужна очная фаза – презентации ERP-систем и компаний исполнителей.

Тут возможны варианты: можно пригласить потенциальных исполнителей к себе (позволяет собрать расширенный состав своих участников), а можно приехать в гости в саму компанию, занимающуюся внедрением (тогда состав участников может быть сужен, зато будет видно, как компания выглядит изнутри).

После первичного знакомства с системой и компанией-внедренцем может быть серия референс-визитов по компаниям-клиентам, использующим эту систему и прошедшим через проект внедрения. Такая живая практика использования системы на конкретных пользователях очень полезна: покажет пригодность системы для реальных бизнес-процессов, вскроет ее минусы и возможность их преодолеть, раскроет со стороны заказчика комфортность работы со специалистами внедренца и соблюдение сроков и бюджета проекта.

До момента выбора системы такую информацию «из первых рук» можно получать на профильных мероприятиях, где доклады о ходе внедрения и интересных практических кейсах делают сами пользователи ERP-системы. Например, у «1С» такое мероприятие проходит ежегодно: «Бизнес-форум 1С:ERP» . После докладов можно подойти к докладчикам и узнать подробности, договориться о визите в гости с показом системы.

Показать оглавление

Комментариев: 0

Оставить комментарий