Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

4.3.1.Удаленное взаимодействие

Распределенные команды (виртуальные команды) в XXI веке стали нормой. Процесс глобализации проектов способствовал появлению потребности в виртуальных командах, члены которых при работе над одним и тем же проектом находятся в разных местах (городах и даже странах). Работа таких команд стала возможной благодаря средствам коммуникации через Интернет:

  • электронная почта;
  • аудио- и видеоконференции;
  • мессенджеры;
  • общий доступ к документам;
  • онлайн-совещания и вебинары, основанные на веб-технологиях интерактивного показа удаленного рабочего стола, голосового и текстового общения;
  • виртуальные сети и удаленный доступ;
  • таск-трекеры.

Управление виртуальными командами открывает уникальные благоприятные возможности – например, возможность использовать особые знания и опыт в работе команды проекта даже в тех случаях, когда эксперт физически далеко от остальных членов команды. Можно привлекать работающих на дому сотрудников, а также людей с ограниченными по мобильности возможностями.

Современные технологии позволяют проводить внедрение ERP-системы для ряда предприятий в большей части дистанционно, это позволяет заказчику привлекать исполнителя из любого города, минимизируя накладные расходы на командировки и место в своем офисе для всей команды. Со стороны исполнителя – экономия на аренде большого офиса, возможность привлечения специалистов из других городов (виртуальный офис).

Проблемы управления виртуальными командами связаны главным образом с коммуникациями, включая возможное чувство изолированности, проблемы в обмене знаниями и опытом между членами команды, а также трудности в отслеживании хода работ и эффективном расходовании времени (за спиной у сотрудника уже не постоишь, но у них и мотивация не по таймеру работать, а на результат).

Нужно также учитывать разницу во времени и часовых поясах. Если заказчик и исполнитель в разных часовых поясах, то исполнителю на время проекта логично перестроиться и минимизировать сдвиг времени с заказчиком. Особенно это актуально для поддержки на фазах опытной и промышленной эксплуатации системы. Если же команда самого исполнителя находится в разных часовых поясах, то это может стать преимуществом, если часть специалистов находятся в часовом поясе заказчика. Если же у заказчика филиальная структура в разных часовых поясах, то для его оперативной поддержки исполнителю тоже логично иметь специалистов в этих же часовых поясах, либо временные сдвиги и время реакции нужно явно зафиксировать в договоре и учитывать при планировании взаимодействий.

При всем многообразии доступного инструментария для удаленного взаимодействия нужно ограничить используемый инструментарий, чтобы не было ситуаций: «Я тебе скинул файл, ты смотрел? Куда скинул? В WhatsApp, Skype, на e-mail (на какой адрес?), в сетевую папку, гуглдок, яндексдок, в общий форум, в чат…»

Чем больше каналов связи, тем больше путаницы будет в них, т. к. кто-то любит одно, а другого у него нет, кто-то совсем другое и они не пересекутся и общаться, например, через единый мессенджер не смогут.

Нужно договориться внутри команды и со специалистами заказчика (у них могут быть свои ограничения на запуск софта из-за требований безопасности) – и выбрать единый набор инструментов, где на уровне регламентов зафиксировано, что, например, все рабочие документы передаются только по электронной почте с определенных адресов.

Для работы с проектами внедрения и поддержки 1C:ERP хорошо подходит специальный инструмент «1С-Коннект» () – это корпоративный мессенджер, центр уведомлений и ServiceDesk с множеством различных специальных опций, отсутствующих в обычных мессенджерах для простых пользователей.

Серьезным вызовом для «удаленки» стал 2020 год и карантин во многих странах из-за COVID-19. Даже стойкие противники такого взаимодействия были вынуждены настраивать режим удаленной работы для сотрудников и внешних партнеров. Это стало вопросом выживания бизнеса и дало практический опыт всем. Поэтому в настоящее время к «удаленке» уже нет такого пренебрежения, как было до кризиса.

Возможности удаленного взаимодействия нужно выяснять заранее и закладывать в сроки и бюджет как оптимизацию расходов или, наоборот, удорожание проекта и увеличение его сроков.

Но даже при хорошо налаженной удаленной работе стоит периодически встречаться очно, особенно в начале проекта, на этапе выстраивания отношений, и на этапе опытной эксплуатации, когда коммуникации при первичной поддержке наиболее востребованы. Поэтому проект нужно спланировать, исходя из периодов очного присутствия специалистов исполнителя на территории заказчика, на фоне основной удаленной работы.

Показать оглавление

Комментариев: 0

Оставить комментарий