Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

9.5.Опытная эксплуатация

Начать рассмотрение особенностей фазы «Опытная эксплуатация» дополнительно к описанному составу работ фазы в главе 5 уместно с метафоры, которую ввел Том ДеМарко для момента запуска системы: «Руководитель проекта – как главнокомандующий на поле битвы: к началу сражения работа главнокомандующего уже закончена».

Действительно, когда проект доходит до запуска системы, пусть еще только в опытную эксплуатацию, то все необходимые планы и управленческие воздействия руководитель проекта уже применил ранее, остается наблюдать за результатом (своей и команды проекта) – как система автоматизации начинает работать в руках пользователей.

При этом от качества проделанной ранее работы по управлению и выстраиванию процессов внутри команды зависит успех (или неуспех) прохождения этой фазы. Судорожно что-то менять, надеясь исправить ситуацию, тут уже поздно. Нужно суметь признать неготовность системы к опытной эксплуатации, если это объективно так, и взять время на необходимые доработки. Но даже при видимой готовности системы, когда процесс эксплуатации начинается, руководителю проекта рано расслабляться: пусть все спроектировано, разработано и есть регламент проведения опытной эксплуатации, но контролировать его исполнение, поддерживать команду и коммуникацию специалистов исполнителя и заказчика тоже нужно.

Опытная эксплуатация – комплексная проверка готовности автоматизированной системы. Опытная эксплуатация имеет своей целью проверку алгоритмов, отладку программ и технологического процесса обработки данных в реальных условиях.

Исходя из определения опытной эксплуатации, готовность системы на момент перевода в опытную эксплуатацию подвергается оправданному сомнению. Да – прошли тесты, да – обучен персонал, но как это все в реальности начнет работать? Поэтому по завершении разработки не осуществляется полноценный запуск в промышленную эксплуатацию, а идет проверка системы на профпригодность для ведения бизнеса, вскрываются практикой работы все недостатки теоретических допущений при проектировании, шлифуется регламент работы пользователей, уточняются инструкции пользователей, проверяется корректность переноса начальных данных.

Отказ от прошлых учетных систем в процессе опытной эксплуатации рассматривается, и чаще принимается решение о ведении параллельного учета в новой системе, т. к. для отказа от прошлых систем нужна высокая степень уверенности в новой. А при переходе учета на ведение только в новой системе это будет уже не опытная, а промышленная эксплуатация. Такие ситуации в проектах внедрения ERP-систем возможны, фаза может быть сводной: «опытно-промышленная эксплуатация». Работу системы в таком режиме уже не получится временно остановить на необходимые доработки обнаруженных недостатков. Для команды проекта режим опытно-промышленной эксплуатации сложнее, чем просто опытной: нет права на ошибку, система работает в рабочем режиме, но сама по себе еще требует доработок, которые нужно вносить «по-живому», стараясь не мешать пользователям.

В опытной эксплуатации может участвовать ограниченная выборка сотрудников заказчика, которые потом вынесут вердикт о пригодности системы к переводу в промышленную эксплуатацию и подключению всех сотрудников к работе в системе. Это снимает нагрузку со всех остальных сотрудников по двойной работе в двух системах.

На этой фазе нужно выявлять, фиксировать и оперативно рассматривать все возникающие запросы на изменения функциональности или исходных требований к автоматизации. Рассмотрим подробнее ведение списка запросов на изменение в следующем разделе этой главы.

Так как с системой начинают работать конечные пользователи, на этой фазе нужно организовывать первичную поддержку пользователей, которая дальше перерастет в полноценное сопровождение работающей системы, нужно выстраивать процессы взаимодействия пользователей и специалистов поддержки. Если в процессе обучения пользователей было выстроено взаимодействие (система регистрации ошибок, доступ к рабочему столу пользователя для консультаций), то на этой фазе такое взаимодействие продолжится уже в новом качестве. Первичную поддержку пользователей должен взять на себя центр компетенции заказчика, а его поддержку осуществляют специалисты исполнителя.

Руководителю проекта нужно следить за тем, чтобы фаза опытной эксплуатации не затягивалась неоправданно.

Сотрудники заказчика на фоне основной деятельности могут с трудом выделять время на активную работу в системе, и проверки работы системы могут идти неспешно, тогда как у проекта фиксированные границы и держать команду в режиме простоя и вялой загрузки (конечно, если система не «сыпется» и доделывается на лету) расточительно.

Для этого в регламенте проведения опытной эксплуатации должны быть сроки проведения и критерии успеха (например, отсутствие критичных замечаний, мешающих работе, на момент окончания выделенного срока проведения опытной эксплуатации), достижение которых позволит фазу закрыть, подписав соответствующий акт.

Успешное завершение опытной эксплуатации переводит систему в режим полноценной работы. Об этом речь пойдет в следующей главе.

Показать оглавление

Комментариев: 0

Оставить комментарий