Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

Глава 5. Этапы и документация проекта

5.1.Жизненный цикл проекта внедрения ERP-системы

Ранее мы рассмотрели вопросы выбора ERP-системы, формирования требований к ней, технологии проектного управления и кто, собственно, участвует в таком проекте. Пришло время рассмотреть более конкретно, как именно проходит жизненный цикл проекта внедрения ERP, по каким этапам и фазам, какой документооборот на каждой фазе.

В общем случае, согласно PMBOK, проекты, которые отличаются размером и степенью сложности, отраслями приложения (например, не ИТ-проекты, а строительство зданий), структуру жизненного цикла имеют типичную:

  • начало проекта;
  • организация и подготовка;
  • выполнение работ;
  • завершение проекта.

Жизненный цикл проекта – это набор фаз, через которые проходит проект с момента его начала до момента завершения. Он определяет основные рамки управления проектом.

Мы будем рассматривать более конкретное приложение управления проектами – внедрение ERP-системы и исходить из этой специфики:

  • начало проекта – инициализация работ по проекту внедрения ERP-системы;
  • организация и подготовка – анализ, проектирование, планирование;
  • выполнение работ – разработка, настройка, тестирование, обучение, поставка, запуск в эксплуатацию;
  • завершение проекта – финализация работ по проекту, извлеченные уроки, переход к поддержке системы.

Начало проекта имеет особую важность, особенно когда сроки очень жесткие или же проект выполняется с приоритетом по срокам (часто бывает запуск в промышленную эксплуатацию с нового года). Для проектов автоматизации на базе 1C:ERP запуск с даты начала периода (особенно с начала года, как начало нового года в новой системе) – это частотное требование. А это, по сути, фиксирует одну из сторон проектного треугольника уже в начале проекта, если запаса по времени для маневра нет.

В начале пути возможность повлиять на конечные характеристики проекта и его стоимость максимальны, тогда как сами работы активно еще не ведутся, затраты и привлекаемые специалисты малочисленны. Есть время на «раскачку», вдумчивое проектирование и согласование решений. Когда же работы вовсю идут, то «запаузить» 10+ специалистов для «подумать и решить» очень сложно. Будет или простой в работе, или гонка, чтобы успеть принять решение, пока по нему не началась активная работа. С ходом проекта, особенно в его конце, способность повлиять на проект («а давайте все это переделаем по-другому») стремится к нулю (либо такие изменения равносильны запуску нового проекта).

Основной пик затрат и привлечения исполнителей приходится на фазу выполнения работ и к завершению проекта они снижаются. Тогда как вероятность успешного завершения проекта обратна вероятности срабатывания проектных рисков (вероятности рисков в начале проекта максимальны) и к концу проекта без сработанных рисков вероятность успешного завершения максимальна.

Схематически это можно представить в виде графиков.

Рис. 5.1. Графики влияния, затрат и вероятности успеха проекта

Сложные проекты могут быть разбиты на этапы. Имея общие фазы начала и завершения проекта для всех этапов, внутри каждого этапа повторяются фазы организации, подготовки и выполнения работ. При этом выходом этапа может быть запуск в промышленную эксплуатацию какого-то ограниченного набора блоков ERP-системы. А сами этапы могут идти с наложением друг на друга и в общем случае делаться даже разными командами.

Такая вариативность проектов внедрения ERP продиктована тем, что в основе лежит готовая к использованию система, а бизнес-процессы и требования к автоматизации у разных компаний разные, поэтому степень изменений системы и частота поставок (передача блоков и функциональности в эксплуатацию) в проектах отличаются.

Рассмотрим разные типы жизненных циклов (ЖЦ):

  • предиктивный – содержание, сроки и стоимость определяются на ранних фазах, далее идет последовательное однократное выполнение фаз;
  • итеративный – последовательные итеративные улучшения или модификация системы на основе обратной связи через настройку прототипа;
  • инкрементальный – частая поставка готовой к использованию функциональности системы;
  • гибкий – подход, который сочетает черты итеративного и инкрементального жизненных циклов и направлен на внедрение системы с увеличение частоты поставок (частый перевод функциональности в эксплуатацию, получение обратной связи от пользователей, agile-методики);
  • гибридный – подход, который подразумевает комбинацию предиктивного, итеративного, инкрементального и/или гибкого подходов.

Характеристики жизненных циклов:

Тип ЖЦ Требования Действия Поставка Цель
Предиктивный Фиксированные Выполняются один раз за весь проект Одна Управление стоимостью
Итеративный Динамические Повторяются, пока не будет сделано правильно Одна Правильность решения
Инкрементальный Динамические Выполняются один раз для конкретной итерации Частые более мелкие поставки Скорость
Гибкий Динамические Повторяются, пока не будет сделано правильно Частые небольшие поставки Ценность для клиента через частые поставки и обратную связь

Рис. 5.2. Предиктивный жизненный цикл

Рис. 5.3. Итеративный жизненный цикл

Рис. 5.4. Инкрементальный жизненный цикл

Для каких-то компаний подходит запуск в эксплуатацию системы после небольшого периода настройки с последующей доработкой по результатам работы пользователей с системой (обратная связь), для других компаний нужно серьезно доработать систему под требования бизнеса, сделать интеграцию с другими системами и запускать все в сборе. От этого зависит выбор типа жизненного цикла проекта.

Место каждого типа ЖЦ в зависимости от степени изменений и частоты поставки работоспособной версии показано на графике ниже.

Рис. 5.4. Применение ЖЦ в зависимости от степени изменений и частоты поставок

Все типы жизненных циклов основываются на одинаковом наборе фаз внутри этапов (блоков из последовательных фаз).

Фаза проекта – совокупность логически связанных операций проекта, завершающихся достижением одного или ряда поставляемых результатов. Свойства конкретной фазы могут быть измеряемыми и уникальными. Свойства могу включать в себя, среди прочего:

  • название (например, «Фаза А», «Фаза В», «Фаза 1», «Фаза 2», «Фаза подготовки предложения»);
  • количество фаз (например, три фазы в проекте, пять фаз в проекте);
  • длительность (например, 1 неделя, 1 месяц, 1 квартал);
  • требования к ресурсам (например, человеческие ресурсы, сооружения, оборудование);
  • критерии входа для проекта, чтобы перейти в данную фазу (например, необходимые одобрения задокументированы, необходимые документы разработаны);
  • критерии выхода для проекта, чтобы завершить данную фазу (например, одобрения задокументированы, документы разработаны, поставляемые результаты завершены).

Для проектов внедрения ERP-системы обычно выбирают итеративный жизненный цикл, когда в проекте высокая степень изменений (или работ, связанных с настройкой множества блоков), а частота поставки низкая. Но допустимы и другие варианты, все зависит от конкретной ситуации.

Рис. 5.5. Этапы и фазы проекта внедрения ERP-системы

При этом фазы группируются в этапы проекта, которые могут идти последовательно или с наложением, это переводит жизненный цикл в формат гибких или гибридных ЖЦ. После инициации проекта и всех начальных процедур проводятся анализ и концептуальное проектирование для всех этапов проекта (или ближайшего этапа, с высокоуровневым планом на остальные этапы). Далее по каждому этапу выполняются фазы:

  • дизайн архитектуры системы – прототипирование и подготовка технического проекта этого этапа;
  • разработка – фаза настройки, разработки, тестирования, подготовки руководств пользователей и обучения;
  • опытная эксплуатация – начало работы в системе пользователей на предварительном переносе начальных данных, закрепление навыков работы, получение обратной связи от пользователей, проверка работоспособности функциональности в реальных условиях;
  • ввод в промышленную эксплуатацию – проверка и доввод начальных данных, сверка с прошлыми системами (для перехода с других систем) и отказ от старых систем, перевод запущенных блоков в режим сопровождения.

Названия фаз могут отличаться, могут группироваться или, наоборот, выделяться отдельные фазы (например, обучение пользователей выделяется отдельно).

По завершении каждого этапа в системе прибавляется введенный в промышленную эксплуатацию функционал. После реализации всех запланированных работ на всех этапах выполняется фаза завершения проекта, на которой закрываются работы по проекту, подводятся итоги и достигнутые результаты, проект завершается. Система переходит в режим поддержки – уже как отдельный процесс, а не проект внедрения (силами того же исполнителя, либо внутренними специалистами, либо третьей стороной).

Ниже рассмотрим более детально каждую фазу и документооборот по ней.

Показать оглавление

Комментариев: 0

Оставить комментарий