Сверхпродуктивность

ГЛАВА 10

ВЫЯВЛЯЙТЕ И УСТРАНЯЙТЕ ПОТЕРИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

По всему миру в менеджменте широко применяется концепция управления «Бережливое производство». Зародилась она в Японии, ее основателем считается Тайити Оно, который работал в корпорации Toyota Motor. В 1945 году Япония проиграла войну, и, чтобы выжить в условиях экономического спада, компании требовались огромные усилия, ведь в то время безусловным лидером автомобильной промышленности были США.

Японцы понимали, что, если за три года не догонят американцев, отрасль не выживет. Они разработали собственную систему производства, отличную от традиционной американской. В течение нескольких десятков лет корпорация Toyota создавала свою методику управления, объединив в ней всё лучшее из мировой практики. В итоге японцы сломали американский стереотип системы массового производства, предложив взамен выпуск широкой линейки автомобилей небольшими партиями.

Ключевым в философии Toyota Production System стала командная работа. Эти принципы распространились на клиентов компании и ее поставщиков. В последующие пятнадцать лет Япония переживала необычайно быстрый экономический рост.

В 1980-е годы интерес к производственной системе Toyota проявили концерны по всему миру. Как раз тогда на Западе японская концепция стала известна как Lean production («бережливое производство») — при всей своей простоте она фантастически повышала производительность.

Принципы бережливого производства я применил в собственной компании. Результат не заставил себя ждать: продуктивность каждого сотрудника выросла кратно. Позже я начал замечать, что данная методология отлично подходит и для личной жизни. И этим я, откровенно говоря, увлекся.

ПОНЯТИЕ «МУДЫ»

Я всегда считал, что моя компания InstallCRM максимально продуктивна, что точек роста в этом плане больше не осталось. До тех пор пока не узнал о термине «муда» из методологии бережливого производства. Так называют то, что потребляет ресурсы, но не приносит ценности.

Узнав об этом, я приехал в свой офис и начал осматривать всё вокруг: сотрудников, оборудование, помещения, склад — на предмет того, что из этого несет ценность нашим клиентам, а что — нет. И вот что получилось.

Бухгалтеры. Не играют никакой роли для наших клиентов. Решение — отдать на аутсорсинг. И вообще все ключевые, но бесполезные для клиентов функции мы постарались передать на сторону тем компаниям, которые на этом специализируются. Так эффективнее.

Помещения, в которых хранятся старые документы. Решение — переоборудовать в кабинеты, а документы вывезти из офиса.

Невостребованное среди клиентов дорогое оборудование на складе. Решение — распродать по минимальным ценам.

Шестиметровый коридор к запасному выходу. Решение — замуровать дверь, переоборудовать в кабинет, сделать ремонт, а запасной выход прорубить в другом месте.

Кабинет директора, то есть мой. Решение — отдать под переговорную, а мне переехать работать в тот самый коридор вместе с другими коллегами.

В итоге мы сделали перепланировку таким образом, чтобы каждый квадратный метр офиса был задействован с пользой. Избавились от всех вещей, оборудования и документов, которые не несли ценности для клиентов.

Мы занимаемся автоматизацией, и меня часто приглашают как консультанта для повышения эффективности сотрудников. Как правило, осмотр начинается с кабинета директора. Обычно это отдельное помещение, где стоит шикарный рабочий стол и какая-то мебель. И мне сразу понятно, почему у компании низкая рентабельность. Я бы такой кабинет переоборудовал под open space с хорошим ремонтом, вентиляцией, современными рабочими местами и посадил бы туда минимум двенадцать человек.

Не удивляйтесь, но в личной жизни — то же самое. Если вы уже полгода носите в портфеле документы, которые лежат там без дела, — это «муда», то есть убытки. Хлам в бардачке вашей машины — «муда», как и никому не нужные вещи в кладовке. Согласитесь, это пространство можно использовать более рационально.

Приносить убытки может даже такая мелочь, как связка ключей, которую вы ежедневно таскаете в кармане: она занимает место и доставляет неудобство. На ней могут быть ключи от самых разных дверей: квартиры, офиса, гаража, дачи и так далее, — но каждый день пользуетесь вы максимум двумя из них, остальные без пользы оттягивают ваш карман.

В методологии бережливого производства выделяют разные виды потерь. Разберем некоторые из них.

1. Потери из-за излишней обработки

Если вы что-то делаете слишком тщательно (наглаживаете одежду или убираете квартиру не один час, а три; по десять раз проверяете себя, забыли или не забыли), всё это можно считать потерями. Мой принцип — делать всё на тройку, ну или на четверку. Честно? Если бы я старался сделать всё, как перфекционист, на пятерку, то ничего бы не успел. Как показала практика, лучше сделать на тройку и потом при необходимости улучшить, чем не сделать вообще.

2. Потери из-за лишних движений

Раньше я тратил на дорогу от дома до работы в среднем 45 минут в день, а туда-обратно — это полтора часа. В месяц это 45 часов, а в год — 540! Разумеется, я старался проводить это время с пользой, слушать аудиокниги или смотреть обучающие видео на YouTube, но ведь это полтора часа моей жизни, которые можно было бы потратить на более полезные вещи, например провести их с семьей или в спортзале. Возможно, именно этого времени мне не хватало для того, чтобы закрепить новую привычку. Осознав проблему, первое, что я сделал, — переехал в дом, который находится в тридцати метрах от моего офиса. Благодаря пониманию методологий бережливого производства я начал экономить минимум полтора часа в день.

Представьте, что я могу себе позволить проснуться за десять минут до начала рабочего дня, успеть принять душ, почистить зубы, одеться и вовремя прийти на работу.

Больше нет необходимости ездить на обед в рестораны и кафе — я могу наслаждаться домашней едой. Бывает такое, что моя машина стоит возле дома и офиса по несколько суток — появилась экономия на бензине. Фантастический прирост продуктивности!

По делам я также предпочитаю никуда не ездить. В эпоху пандемии мы поняли, что значительная часть наших усилий, например ежедневные поездки на работу или частные авиаперелеты, бесполезны. Выяснилось, что нам не нужно никуда мотаться — достаточно видеосвязи. Ты обсуждаешь вопросы, одновременно открываешь демонстрацию экрана, показываешь презентацию, отправляешь файлы и ссылки.

При таком раскладе мне даже страшно думать о людях, которые ежедневно тратят в московских пробках по три-четыре часа своей жизни. Жизнь одна, и тратить ее на транспорт — преступление против самого себя. А еще мне непонятно, почему в общественном транспорте большинство людей не посвящают время чтению книг или онлайн-курсам.

По такому же принципу следует выбирать детский сад или школу: это должно быть максимально близко расположенное к вам учреждение. Старайтесь оптимизировать всё. Я осознанно отказался от карты в престижном фитнес-клубе в другом конце города в пользу самого обычного, но расположенного в 250 метрах от дома. По большому счету, тренажеры там те же самые, на которых точно так же можно делать привычный комплекс упражнений. При этом я начал экономить еще один час моей жизни.

Георгий Соловьев, основатель онлайн-школы английского языка SkyEng, пошел еще дальше и поселился по соседству со своим партнером Харитоном Матвеевым. Соловьев называет максимальную коммуникацию с коллегами одним из лайфхаков современного бизнеса. По вечерам они запросто могут обсудить вопросы по развитию. Очень удобно!

Я взял это на вооружение, и сейчас один из топ-менеджеров нашей компании переехал в тот же дом, где находится моя квартира и наш офис. Более того, сейчас здесь живут трое моих близких друзей.

Я стараюсь устранить все излишние перемещения; доходит до смешного. Например, раньше полочка для ключей у меня располагалась за входной дверью, и, чтобы повесить связку, нужно было сделать целый ряд движений: открыть дверь, пройти два шага, протянуть руку, повесить ключи, вернуться. Я специально перевесил ключницу напротив входа, и теперь мне достаточно просто протянуть руку, чтобы ключи оказались на месте. Так я каждый раз экономлю несколько движений. Затем я сделал еще одно упрощение: чтобы открыть тамбур, больше не нужно доставать ключи, замок открывается по отпечатку пальца.

Если вам надоело постоянно включать и выключать свет в коридоре или кладовке, решение есть: сейчас продаются лампочки с датчиками движения, встроенными прямо в цоколь. Минус еще одно действие.

Качество моей жизни раз и навсегда изменил автоматизированный дозатор жидкого мыла. Как только его датчик фиксирует движение, он сам вспенивает моющее средство и в оптимальном объеме подает его на руки. Никаких лишних действий!

3. Потери из-за запасов

Всем нам знакома ситуация, когда мы закупаем слишком много продуктов, а потом не успеваем их съесть до окончания срока годности. Еда портится, и, как бы ни было жалко, приходится ее выбрасывать. Или другой пример: часто люди покупают много одежды, которую никогда не надевают. В итоге шкафы переполнены ненужными вещами, а вы ощущаете дискомфорт от того, что деньги потрачены, но носить эту одежду не хотите.

Зачем мучиться угрызениями совести, если достаточно с самого начала всё правильно рассчитать?

4. Нереализованный потенциал

Формулировка, возможно, витиевата, но смысл прост. Например, нередко люди скупают земельные участки и гаражи, но никак их не используют. Всё это нереализованный потенциал. Недвижимость можно сдать в аренду или продать, а вырученные деньги — инвестировать в то, что приносит доход, то есть является активом, а не пассивом.

Я регулярно сталкиваюсь с ситуациями, когда топ-менеджеры крупных компаний занимаются хозяйственными и бытовыми вопросами, которые можно перепоручить ассистенту или менее квалифицированному персоналу. Странно, когда специалист с доходом более двадцати тысяч рублей в час тратит полдня на уборку квартиры. За это время он мог бы заработать больше, чем уборщица за весь месяц.

Другой пример: часто люди строят себе четырехэтажные дома, а живут всего в двух комнатах, при этом несут колоссальные расходы на отопление и обслуживание неиспользуемых помещений.

5. Потери из-за дефектов

Знакомая ситуация: раз в две недели на вашей машине спускает колесо, и вы снова заезжаете на заправку, чтобы его подкачать. Это потери. Гораздо эффективнее один раз отремонтировать колесо, чем регулярно тратить время на подкачку шины. Или у вас может постоянно ломаться какая-то техника, стиральная машина, например, или пылесос, а вы тратите личное время, чтобы ее подлатать, вместо того чтобы отвезти в мастерскую или купить новую.

Пример из личной жизни: у меня дома периодически сбоил wi-fi. Исправить было несложно — просто перезагрузить роутер. Но какой смысл каждый раз тратить на это время, если можно купить новое, более стабильное устройство?

Одно время у меня подтекал кран из-за некачественной прокладки, и каждые четыре месяца я был вынужден обращаться к сантехнику, чтобы ее заменить. В итоге на услуги специалиста я потратил больше, чем стоил новый кран.

Многие жизненные ситуации можно сравнить с попытками пилить дерево тупой пилой. Выгоднее один раз потратить время на заточку инструмента, чтобы потом значительно вырасти в своей производительности.

6. Потери из-за излишней транспортировки

С этим мы сталкиваемся каждый день, но почему-то обращаем на это мало внимания. У вас одна зарядка для телефона, которую вы берете с собой на работу. Все мы люди, и иногда вы можете забыть ее в офисе. В итоге вы постоянно отвлекаетесь на этот вопрос, следите, чтобы положить зарядку в сумку и отнести домой. Хотя гораздо проще купить два устройства: одно для работы, второе — для дома.

В большинстве спортзалов предлагают арендовать шкафчик. Вы можете оставить в нем сумку с банными принадлежностями и экипировкой, чтобы ежедневно не возить всё с собой.

Другой пример: вы постоянно носите на работу ноутбук, чтобы иметь доступ к каким-то документам. Но сейчас гораздо проще установить облачный диск и синхронизировать с ним все файлы с ноутбука и рабочего компьютера. Таким образом у вас будет возможность быстро к ним обратиться из любой точки мира.

7. Потери из-за ожидания

Иногда вы приезжаете в офис чуть раньше всех остальных. Но если у вас нет ключей, вам приходится ждать коллег у двери. Попросите руководство выдать вам отдельный комплект.

А еще мы постоянно тратим свое время на ожидание в очередях, например, чтобы купить билет в метро. Гораздо проще приобрести проездной. А чтобы не тратить время на ожидание в очередях в супермаркетах, лучше перейти на систему онлайн-заказов с доставкой на дом. Можно один раз составить список нужных товаров, а в дальнейшем просто скопировать свою продуктовую корзину. Например, в США на сайте Amazon можно настроить систему автозаказа, чтобы раз в месяц вам доставляли новую зубную щетку, стиральный порошок и другие предметы ежедневного потребления.

Чтобы не тратить время, настройте автоматическую оплату квитанций за ЖКХ. У оператора мобильной связи подключите систему пополнения баланса. Таким же образом можно автоматизировать и оплату автомобильных штрафов.

Если вы обедаете в одном и том же кафе, попросите у администратора номер телефона заведения. Согласитесь, удобнее сделать заказ заранее, чем зря ждать.

Еще один распространенный пример — старый компьютер, за которым вы работаете и постоянно тратите время в ожидании, когда запустится программа или загрузится страница. Я не раз видел, как топ-менеджеры с годовыми оборотами за миллиард тратят свое время впустую, пользуясь устаревшей техникой. Продуктивнее апгрейдить ее и тем самым сэкономить и время, и нервы.

А если вы ежедневно ждете, пока прогреется автомобиль, то гораздо продуктивнее вложиться в систему автозапуска.

СИСТЕМА 5S

В методологии бережливого производства есть система работы 5S: каждый инструмент в офисе подписан и лежит на своем месте, а сотрудники периодически сдают экзамены на знание того, что и где находится. То же самое можно сделать и у себя дома. Например, на своей кухне я подписал места расположения кофеварки, соковыжималки, блендера и прочего инвентаря. Теперь не нужно тратить время на поиски того или иного предмета: всё находится на своих местах. То же самое касается одежды в шкафу и инструментов в гараже. Такой порядок позволит существенно сэкономить время каждого члена вашей семьи.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Подумайте, какие виды потерь актуальны для вас и что можно сделать, чтобы их устранить.

Показать оглавление

Комментариев: 0

Оставить комментарий