Сверхпродуктивность

ГЛАВА 6

ВЕДИТЕ УЧЕТ ЗАДАЧ В СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Уверен: еще до того, как вы открыли эту книгу, у вас в работе и так было множество задач. Скорее всего, они прописаны в заметках вашего телефона, на стикерах, в блокнотах и так далее. После того как мы подготовим проект вашей жизни на двадцать пять лет вперед, напишем стратегии и разложим все цели в ментальных картах, задач станет кратно больше.

Сегодня, если кто-то разбудит меня в пять утра и спросит самый главный совет для повышения продуктивности, я не задумываясь отвечу одним словом: Scrum. Этот инструмент подробно описан в книге Джеффа Сазерленда «Scrum. Революционный метод управления проектами». Используя эту методологию, управлять потоком задач легко и комфортно. Я сам применяю ее и в личной жизни, и в работе.

Первое, что мы делаем, — формируем весь список задач. Они могут быть разного уровня, начиная с мытья окон и заканчивая выводом своего продукта на международный рынок. Все эти задачи добавляем в первую колонку Backlog.

Вторая колонка — Sprint. Те, кто занимается спортом, знают, что так называется забег на короткие дистанции. В данном случае спринт — это небольшой отрезок времени. Предположим, наш спринт длится неделю. Каждый понедельник мы проводим совещание, или Review, и выбираем, на каких задачах из Backlog будем фокусировать внимание. Я считаю, что вся сила — именно в фокусе, это основной ресурс. Согласитесь, если мы сосредоточимся на цели «Получить пресс кубиками» и будем каждый день об этом думать, заниматься спортом, сядем на специальную диету, то наверняка обретем желаемое. В Scrum то же самое: мы фокусируемся не на десятках задач, а только на тех, которые выбрали на неделю.

Третий список — «Задачи в работе на день». Каждое утро мы с командой проводим летучку. Как вы, наверное, уже догадались, из списка Sprint мы выбираем всего несколько задач и весь день фокусируем внимание только на них. На летучках мы задаем всего три вопроса: «Что мы сделали вчера?», «Что мы будем делать сегодня?» и «Как нам стать еще продуктивнее?» Кстати, если вы начинающий управленец и не знаете, о чем говорить на совещании, рекомендую воспользоваться именно этими тремя вопросами. Тогда разговор будет максимально конструктивным и интересным.

Последняя колонка называется «Сделано». Ученые доказали: когда мы переносим задачи в этот список, в кровь выделяются эндорфин и дофамин. Вы наверняка знаете, о чем я говорю, и уже ощущали прилив гормонов счастья, когда вычеркивали ту или иную задачу из планов на день.

В третьем списке «В работе» находятся наиболее актуальные задачи, и именно на них мы сосредотачиваем максимум внимания и сил. В этом и есть секрет успешности данного метода.

Со Scrum вы научитесь легко и быстро справляться с любым потоком задач. Рост гарантирован.

Когда я только узнал про эту методику, я повесил на балконе пробковую доску, расчертил ее и по мере выполнения задач переклеивал стикеры с целями из одной колонки в другую. Я был поражен результатом: мечты сбывались одна за другой. Я понял, что Scrum работает и его нужно использовать максимально.

В бизнесе так же. Все стратегические, хозяйственные и другие вопросы мы с командой добавили в первую колонку Backlog, провели первую планерку по спринту, выбрали задачи на неделю — и понеслось! Сначала команда закрывала не более пяти задач, а 15-минутные ежедневные «летучки» занимали у нас от двух часов и более. Но постепенно мы самоорганизовались и ускорились. Для сравнения, всего два года спустя каждую неделю мы закрываем более трехсот задач, и при этом у нас в офисе запрещено задерживаться.

Если на этапе планирования вы всё сделаете правильно, то будьте готовы: весьма вероятно, что стикерами придется обклеить все стены, потолок и пол. Без подходящего программного обеспечения с этим не справиться. Я нашел отличный вариант.

Небольшая группа программистов в Нью-Йорке разработала условно-бесплатную программу Trello. Сервис кроссплатформенный: им удобно пользоваться как на компьютере, так и на смартфоне или планшете. Интерфейс простой и удобный. Можно создавать сколько угодно досок с задачами, для каждой задачи — отдельная карточка, которую легко перемещать между колонками по принципу канбана. Каждую карточку можно открыть, добавить к ней подробное описание, назначить ответственных, установить дедлайны. К управлению досками можно подключить членов семьи или коллег и обсуждать с ними каждую задачу в комментариях. Очень удобно, что в Trello есть лента новостей, в центре уведомлений сразу видны все изменения в текущих задачах.

С помощью Trello мы будем управлять и личными целями, сгруппировав их по столбикам согласно методологии. В первый столбик «Backlog (Все цели)» добавляем абсолютно все цели, для каждой — отдельная карточка. Второй столбик — «Sprint (на два месяца)», третий — «Цели и задачи в работе на день» и последний — «Реализовано». Карточки с целями можно перемещать из одной колонки в другую. К каждой мечте я добавляю еще и изображение: например, если вы хотите купить машину, прикрепите к цели фотографию понравившейся вам марки. В поле «Описание» сформулируйте свою стратегию. К карточкам можно добавить чек-листы и по ним разнести задачи, которые мы получили после составления стратегии. В результате у вас будет наглядный проект, в котором можно постоянно работать.

К своей доске в Trello я обращаюсь ежедневно. При желании это можно делать всей семьей или с близкими людьми. Выберите хотя бы один вечер в неделю, например в воскресенье, для проведения «планерки» со своей второй половинкой. Просматривайте карточки: что вы уже сделали, какие цели в работе, что можно реализовать на следующей неделе. Я регулярно изучаю чек-листы текущих целей и думаю, какие из них можно закрыть в ближайшее время.

Доска в Trello — это более продвинутый вариант плаката мечты. Ваши желания и цели всегда под рукой: или в мобильном приложении, или на компьютере.

Подробнее о том, как работать в Trello, — по ссылке: .

Просматривая свои цели, важно постоянно отвечать на вопрос, какая задача следующая. Таким образом формируются списки дел, которые идут в работу.

Кстати, по каждой цели я рекомендую сделать тест-драйв мечты. Если вы хотите купить квартиру в элитном районе, не стесняйтесь позвонить в отдел продаж и записаться на осмотр. Когда я только начал мечтать о покупке машины, денег на нее не было даже близко. Но я приезжал в автосалон, брал конкретную марку на тест-драйв, катался и представлял, что она — моя. Примерял мечту на себя.

Нужно стараться тестировать все свои желания, чтобы вдохновиться еще сильнее или, наоборот, понять, что это не ваше. Если вы хотите заниматься яхтингом, приезжайте в яхт-клуб и понаблюдайте хотя бы с берега, как проходят регаты.

Если в ваших планах стать великим актером, отправляйтесь на съемочную площадку, чтобы посмотреть на работу в кадре, представляйте, что вы среди участников киногруппы. Старайтесь максимально погружаться в каждую свою мечту.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

  1. Заведите аккаунт в сервисе .
  2. Создайте доску «Управление целями».
  3. Сформируйте столбики «Backlog (Все цели)», «Sprint (на 2 месяца)», «Цели и задачи в работе на день», «Реализовано».
  4. Для каждой цели на доске создайте карточку.
  5. В каждую цель добавьте фотографию своей мечты.
  6. В поля «Описание» перенесите тексты составленных стратегий.
  7. В чек-листы внесите задачи, которые вы создали с помощью ментальных карт.

По трудозатратам это задание будет самым емким. Но на всякий случай я снова напомню про слоган книги: «Лучше потратить 30 часов на планирование своей жизни, чем годы впустую».

* Если вы будете публиковать скриншот своего проекта в социальных сетях, укажите тег . Тогда все читатели этой книги смогут следить за успехами друг друга, вдохновлять и мотивировать.

Показать оглавление

Комментариев: 0

Оставить комментарий