Сверхпродуктивность

ГЛАВА 9

ВНЕДРИТЕ В ЖИЗНЬ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Неудачно спланированный день — день неудачника.

Если вы определили свои цели, написали понятные стратегии их достижения, а также создали дорожную карту по саморазвитию, то рано или поздно наступит момент, когда поток текущих задач станет непрерывным. Для того чтобы всё успеть, придется планировать, где конкретно вы будете находиться, с кем встречаться и даже как проводить выходные. Также необходимо научиться определять приоритеты. Как правило, глубина планирования у сверхпродуктивных людей — на несколько недель вперед. И этого не избежать.

Человек устроен таким образом, что ему сложно одновременно держать в памяти больше семи дел. Не имея системы учета времени, невозможно заниматься долгосрочным планированием. Для продуктивности это критично. Большинство людей для учета времени используют ежедневник. Но у этого бумажного девайса есть недостатки: он не всегда с вами, в нем нет оповещений, нет поиска, да и хранится он не больше года. Хотя, если быть до конца честными, функция поиска все-таки есть: надо смочить кончики пальцев и листать… Иногда — долго листать. Кроме того, переносить события неудобно, коллеги не видят вашего расписания, а еще есть вероятность ежедневник потерять. В итоге из-за отсутствия нормальной системы тайм-менеджмента возникают неприятные казусы — например, вы можете назначить встречи разным людям на одно и то же время, да еще и в разных частях города.

Решение простое — система облачных календарей. Создаем учетную запись обыкновенного Google-календаря и прописываем ее во всех своих устройствах. Следует отметить, что вкус дизайнеров «Яндекса» поразительно совпадает с предпочтениями их коллег из Кремниевой долины, поэтому можно использовать и российскую разработку: в обеих системах работать одинаково комфортно.

Согласитесь, удобно видеть собственный график на телефоне, который синхронизируется с планшетом, ноутбуком, домашним компьютером и даже медиасистемой автомобиля. В синхронизации, собственно, и есть главная фишка. Плюс в любой момент я могу попросить голосового помощника что-то запланировать, и событие моментально появится на всех девайсах. Когда за двадцать минут до мероприятия во всех устройствах одновременно срабатывают звуковые напоминания, забыть о чем-то сложно.

Выстраивать личный тайм-менеджмент помогут и smart-часы. Помимо времени, существует возможность выводить на дисплей следующее событие из календаря. Планирование будет удобным как никогда, а шансы пропустить что-либо сведутся к минимуму.

Секрет сверхпродуктивности заключается в том, чтобы за утренним кофе открывать не только текущие задачи, но и расписание дня. Данная процедура, как правило, занимает не более четверти часа, а каждая минута, инвестированная в планирование, сэкономит сотню минут вашего времени и уйму труда.

Если вам удастся вдохновить членов вашей семьи, друзей или коллег заняться тайм-менеджментом, вы сможете видеть расписание друг друга. Для этого в настройках необходимо предоставить общий доступ. Например, если вы планируете поездку с супругой, вы проверяете ее календарь, «накладываете» его на свой и выбираете свободный интервал времени.

Существует возможность добавлять в мероприятия других участников, тогда событие появится и в их расписании тоже. Но должен вас предупредить: в заголовке встречи имена всех участников лучше перечислять через косую черту — например, «Тренировка по кроссфиту. Михаил/Эдуард». Почему это важно? Если бы я в своем календаре создал событие «Тренировка с Эдуардом» и добавил бы его, как вы думаете, какое оповещение высветилось бы в его календаре? Эдуард будет тренироваться сам с собой?

Мой календарь видят руководитель отдела продаж и ведущие менеджеры. Каждый из них может занять свободную ячейку моего времени и назначить событие, например встречу с ключевым клиентом. Ассистент может записать меня к стоматологу. Это очень удобно: события, которые назначил не я сам, визуально выделяются, и я могу их подтвердить или отклонить.

Не могу не рассказать про сервис Calendly, который значительно облегчил мне жизнь. Виджет выводит на экран все незанятые окна моего графика. Как только пользователь выберет день и время встречи, событие автоматически добавится в мой календарь. А я получу уведомление.

Регулярные события, скажем совещания с коллегами, можно настроить в календаре как повторяющиеся — например, раз в день или каждую пятницу.

Подробнее о том, как работать в облачном календаре, — по ссылке: .

Календарь — лучший инструмент для развития привычек, и неважно, какая у вас сила воли и уровень мотивации. Допустим, вы хотите по утрам медитировать, а после работы ходить в спортзал. И так каждый будний день. Пропишите эти события в календаре и не планируйте на это время ничего другого. Если будете строго соблюдать расписание, совсем скоро заметите, что ваши дни проходят по одному и тому же сценарию. Почти как «бизнес-процесс» — одно событие всегда следует за другим. Вы можете улучшать этот сценарий, внося корректировки в наш график идеального дня. Такой подход сделает нашу жизнь максимально продуктивной.

Здесь можно запутаться: так в чем же все-таки вести свою жизнь, в Trello или в календаре? Давайте разберемся.

Нужно понимать отличие задач от событий. Задача — это какое-то определенное дело, которое имеет свой срок исполнения, чаще всего конкретную дату. Например, похудеть на 45 кг до 1 января. А событие календаря привязано к какому-то времени и месту. Например, встреча с другом в 15:00 в кафе на набережной — это событие, потому что определено датой, конкретным временем и местом. А оплатить штрафы из ГИБДД — это задача, у которой есть только срок, в данном случае 60 дней. Я видел людей, которые ведут свою жизнь только в календаре с событиями, и тех, кто, наоборот, использует только задачи. Однако нужно и то и другое.

Но я обязан рассказать и про третью сущность — напоминания. Этот сервис есть в каждом смартфоне и нужен, как правило, для учета незначительных задач. Например, можно попросить голосового помощника Siri или Алису, чтобы та в 15:00 напомнила зарегистрироваться на рейс.

Также оповещения можно привязать не только ко времени, но и к геолокации. Например, «Покормить черепаху», как только вы придете домой, или «Купить протеин», когда будете проезжать мимо магазина спортивного питания.

Календарь помогает и при учете времени, которое нам нужно для формирования привычек. Например, с 6:30 до 8:00 утра вы могли бы забронировать время для тренировок, с 21:00 до 22:00 — для самообразования. Я соблюдаю режим во всем и потому ем в строго определенное время; даже приключения на выходных я планирую заблаговременно. Принципиально важно, что, если вы зарезервировали время для той или иной привычки, занимать его другими событиями не стоит, иначе ничего не получится.

А еще календарь может помочь в реализации ваших целей.

Обращаю ваше внимание на то, что в году всего пятьдесят две недели! У нас не так много времени, чтобы всё успеть. Отведите в календаре час для еженедельного подведения итогов, например каждое воскресенье с 20:00 до 21:00. Также рекомендую заранее выделить дни окончания двухмесячных спринтов. Технически в поле «Описание» этих событий уже сейчас можно внести значения плановых показателей, чтобы в дальнейшем сверять их с фактическими.

Это значит, что любые желания можно прописать на год вперед, даже с недельной детализацией! Например, если вы хотите прочитать за это время сто книг, то каждое воскресенье вы можете сверять свой план-факт изученной литературы с тем, что вы прописали в календаре. Попробуйте, вы удивитесь тому, насколько эффективно это работает.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

  1. Создайте учетную запись календаря в Яндексе или Google.
  2. Сохраните закладку в своем браузере, чтобы иметь к нему быстрый доступ.
  3. Синхронизируйте этот календарь с календарем своего смартфона, сделайте его основным.
  4. Зафиксируйте в календаре планерки, время для привычек и обязательно выделите дни для подведения итогов по спринтам.

* Если написанное выше кажется вам технически нереализуемым, попросите помощи у того, кто с компьютером на «ты».

Показать оглавление

Комментариев: 0

Оставить комментарий